כשאתם מתכננים אירוע עסקי, יש בערך מיליון שאלות שונות שזקוקות לתשובות. אחד השיקולים המשמעותיים איתם יש להתמודד הוא נושא בחירת מקום לאירוע עסקי שבו יתקיים האירוע שלכם, מה שמספק תשובות לכל כך הרבה שאלות אחרות.
על מנת לעזור לכם לקבל תשובות לכמה מהשאלות האלו, ולבחור את המקום המתאים לאירוע שלכם, הנה רשימה קטנה של נקודות שכדאי לקחת בחשבון לפני ובמהלך קבלת ההחלטה על בחירת מקום לאירוע עסקי.
כששואלים שאלות על גודל המקום לעריכת אירוע עסקי, השיקול הראשון שיש להתחשב בו הוא כמה אנשים המקום יכול להכיל. אם אתם מתכננים לארח חמישים אנשים באירוע שלכם, יתכן שתרצו שהמקום יוכל לארח שבעים אנשים.
אם אתם מתכננים אירוע לשלוש מאות אנשים, יתכן שתרצו שהקיבולת של המקום תהיה בין 350-400 איש.
הנקודה שאנשים רבים מחמיצים בתהליך בחירת מקום לאירוע עסקי הוא חשיבה גודל המקום במקום התמקדות על יכולת הפריסה שלו, כלומר, האפשרות לארח בנוחות את כל המשתתפים.
שני השיקולים האלה נראים זהים, אך הם נבדלים באופן משמעותי, כי שני מקומות עם קיבולת מקסימלית זהה עשויים להרגיש אחרת לגמרי בהתבסס על פריסת החדר.
כשאתם מתכננים אירוע עסקי, שיקול התקציב הוא תמיד אחד החששות הגדולים ביותר, כך שעלות היא כמובן גורם משמעותי בעת בחירת מקום לאירוע עסקי. חשוב לקחת בחשבון את הזמן בשנה ואת יום האירוע שלכם כשאתם מתכננים את העלות.
אחת השיטות הנפוצות להורדת מחיר האירוע היא לערוך אותו ביום פחות מבוקש, ולהיות מודעים לשירותים נוספים שהמקום מציע, אבל תיכף נגיע לזה.
שיקול חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון במהלך בחירת מקום לאירוע עסקי הוא שיקול המיקום, ובאיזו קלות המשתתפים באירוע יוכלו להגיע אליו. אם רוב האורחים שלכם מגיעים מאזור סמוך למקום שבחרתם, אז הגיוני לבחור את המקום בהתאם.
אבל אם רוב המשתתפים מגיעים מחוץ לעיר, בחירת מקום נגיש מבחינת תחבורה פרטית וציבורית תהיה מעשית יותר. המפתח לבחירה נכונה של מקום האירוע הוא הגבלת הטרחה שהאורחים שלכם יצטרכו להתמודד איתה כשהם מגיעים לאירוע שלכם.
האם אתם רוצים לשכור חברת קייטרינג משלכם, או שאתם רוצים שהמקום יטפל בזה? האם יש ברשותכם את כל הציוד הדרוש לאירוע שלכם, או שתצטרכו שהמקום יספק אותו? האם במקום יש צוות תחזוקה וניקיון משלו, או שתצרכו להעסיק צוות שיטפל בתחזוקת והפעלת המקום?
חשוב לשאול את כל השאלות האל לפני בחירת מקום לאירוע עסקי, ויש לקחת בחשבון את השיקולים האלה גם כשאתם בוחנים את התקציב. אם מקום אחד יכול להציע פתרונות לרוב או לכל הצרכים שלכם, ופוטר אתכם מהתמודדות עם נושאים שאינם קשורים לארגון האירוע שלכם, יתכן שיהיה שווה להשקיע קצת יותר כסף ולבחור את המקום האידיאלי.
