הצלחתו של כנס תלויה בהרבה מאוד גורמים המעורבים באירוע, החל מהלוקיישן שנבחר לארח את הכנס דרך הקונספט של הכנס ועד התכנים של הכנס תוך התאמתם לקהל היעד הפוטנציאלי.
חלק בלתי נפרד להעברת המסרים השיווקיים ולהעצמת ההנאה של המשתתפים הוא המנחה שנבחר להוביל את האירוע.
עבודת ההנחיה היא עבודה מקצועית ולא ניתן פשוט להקצות את המסכות לאחד ממנהלי או עובדי החברה שיאלתרו וישעממו את המוזמנים ולכן, חשוב לבחור מנחה מקצועי שידע לייצר קטעי קישור מעניינים, להציג בדרך מיוחדת את המרצים ויהפוך את המפגש לחוויה בלתי נשכחת.
האישיות הייחודית של המנחה היא רכיב חשוב למשיכת תשומת לב המוזמנים. מנחה שהוא בעצמו אומן במה עם כריזמה מתפרצת אשר יודע לרתק את הקהל, להפתיע ולרגש ובעל מוניטין בינלאומי בהנחיית כנסים.
מנחה שמתחבר לעולם התוכן של הכנס ויודע לגשת לנושאים מנקודת זווית יצירתית ומקורית "מחוץ לקופסה" כך שגם הצפוי הופך לבלתי צפוי. חשוב לבחור מנחה בעל ניסיון שכבר התמודד עם תכנים שונים בכנסים דומים ומכיר את החומר, עבודה עם מגוון קהלי יעד וידע לתפור את הקצוות עד יצירת אירוע כובש בהתאם לציפיות של המארגנים ומטרות הכנס. למשל, יש כנסים בפורמט של פאנלים בהם המטרה היא שהמנחה גם יראיין את המוזמנים ויוציא מהם תכנים מעניינים ויש כנסים בהם המנחה מציג את המציגים הבאים ועליו לשמור על מתח, הומור או אווירה שמתאימה לתמהיל ולקונספט של הכנס. אם בוחרים מנחה שהוא גם איש בידור אפשר לשדרג את התוכנית האומנותית של הכנס במופע ופעילות חווייתית.
ניתן כמובן לצפות בכנסים לדוגמא שהנחה אותו מנחה על מנת להתרשם ולבצע פגישה מקדימה לתכנון הנחיית הכנס כולל מידע פנימי על המוזמנים או החברה המארגנת, כדי שהמנחה ייצר את הקשר הישיר לעולם התוכן של המקום, המשתתפים או המארחים. המעורבות של המנחה חשובה מאוד כבר בתהליך המקדים כדי שהוא יוכל לבטא בפועל את התכנים החשובים בפורמט האפקטיבי ביותר ומכאן פגישת היערכות מקדימה עמו, ביצוע תחקיר ושילובו בסוד העניינים. לעיתים המנחה צריך להכיר את הביוגרפיה של אורחי מפתח בכנס וכן את הז'רגון העסקי מקצועי כאשר מדובר בכנסים לקהל מקצועי ספציפי.
זכרו שהכנס יכול להיות יום כיף שלם כאשר בוחרים מנחה מפתיע ומוכר, סלבריטאי שמושך כבר בשמו את המוזמנים להירשם לכנס שלכם. כמו ליאור סושרד, מנטליסט בעל שם בינלאומי שהופיע בפני הכוכבים הגדולים בעולם בכנסי ענק. ליאור סושרד – מנחה כנסים מקצועי, משתמש בחמשת החושים על מנת ליצור חוויה של החוש השישי אצל הקהל והוא בעל נוכחות דומיננטית ומעלה בכנסים מופע מסוג אחר שכולל טכניקות שונות כמו קריאת מחשבות, טכניקות שקשורות לשפת גוף ועוד וכל זה עם האנרגיות המחשמלות שהוא מביא עמו לכל במה בכל אירוע.
בכנס ליאור סושרד יידע איך ליצור חוויה בהתאמה אישית לפי המותג והקונספט של האירוע תוך העלאת המוטיבציה של העובדים, העברת המסרים בדרכים יצירתיות ומפתיעות ללקוחות ועוד.
החליטו האם לשמור בסוד את המנחה או להשתמש בשמו כדי להבטיח נוכחות והאם לשמור את ההופעה שלו לסוף האירוע או להפך, להתחיל במופע פתיחה מרשים – אפקט הרושם הראשוני כך שכולם יחכו לבאות או לדחות את המופע לסיום הכנס, כדי שהמשתתפים ימתינו עד לסיום הכנס כיוון שלא ירצו להפסיד את המופע. כך או כך, מנחה שסוחף את הקהל ומשלב גם הופעה יהפוך את האירוע המקצועי לבלתי נשכח.
