ארגונים בכל ענפי התעשייה והמסחר מתמודדים עם תחרות גבוהה, רגולציות מתישות, תקנות שונות ושינויים מהירים בכלכלה המקומות והגלובלית. במציאות העסקית והתחרותית של היום רוב הארגונים סובלים משחיקה ברווחיות, מעלייה חדה בהוצאות השוטפות ומהשקעה כבירה בשיווק ובשימור לקוחות. לכן, הארגונים חייבים להתייעל, לשפר את השירות ללקוחות, להשקיע במיתוג החברה וליישם פתרונות יעילים לחיסכון בהוצאות העסק.
ניהול מקצועי של הארגון מבחינת כלכלית מבטיח שיפור תמידי בביצועי העסק, ייעול תהליכי עבודה, קיצוץ בהוצאות השונות ושיפור בשירות. כדי להקפיד על ניהול פיננסי תקין יש לגבש אסטרטגיה עסקית ולקבוע יעדים ברי השגה תוך הטמעת תהליכי בקרה בארגון על מנת לחסוך בעלויות בהוצאות השוטפות והקבועות ולהוביל את הארגון להצלחה.
יש מגוון פתרונות יעילים לחיסכון בהוצאות הארגון, וכדי ליישם את הפתרונות השונים ניתן לפנות לחברות ייעוץ המתמחות בנושא, להעסיק יועץ עסקי באופן פרטי, לשלוח את המנהלים בכירים לקורסים רלוונטיים ולאתר פתרונות ממוחשבים ומתקדמים טכנולוגית העונים על צרכי הארגון.
מקבלי ההחלטות וחברי ההנהלה הבכירה בכל ארגון חייבים להשקיע זמן ומאמצים כדי להוביל מהלכים רוחביים וחוצי ארגון לצורך התייעלות וחיסכון בעלויות ובהוצאות. זהו אתגר לא פשוט המחייב ידע פיננסי וניהולי, הכרות מעמיקה עם תרבות ארגונים, הבנה בניהול תקציב ועוד. הדרך הנכונה לבחירת פתרונות לחיסכון בהוצאות השוטפות של הארגון מתחילה במיפוי ההוצאות ובאיתור מחלקות בהן יש פוטנציאל לחיסכון משמעותי.
יש לנתח את הדוחות הכספיים של הארגון מהשנים האחרונות, לאתר חוזקות וחולשות, לבחון לעומק את סעיפי ההוצאות לפי סגמנטים שונים, לאתר חוסר יעילות בארגון, למפות הוצאות מיותרות, לבדוק את תנאי התשלום לספקי הארגון ועוד. בשלב הבא ניתן לבנות תוכנית עבודה מקיפה הכוללת אמצעי בקרה וכלים טכנולוגיים ליישום המערכות הנדרשות להתייעלות בעלויות. חשוב לזכור כי הוצאות הארגון הן רבות ומגוונות, וכדי להתייעל נדרשת עבודת מחקר מעמיקה על ידי אנשי מקצוע מנוסים, במיוחד בארגונים בינלאומיים עם סניפים בכמה מדינות.
ראוי לציין כי ניהול תקציב הארגון הוא אתגר קשה ומורכב, התקציב כולל סעיפים רבים המתחלקים בצורה שונה בין פרויקטים, משימות שנקבעו ומחלקות. ניהול תקציב בצורה נכונה ומקצועית מאפשר לארגון לבצע את הפעילות השנתית המתוכננת, לכן יש להתייחס נכון לנושאים כמו תמחור, שיווק, מכירות, השקעות, מימון, תחזיות, מרכזי רווח בארגון ועוד.
כל ארגון יכול להתייעל ולחסוך באופן משמעותי בהוצאותיו. יש מגוון פתרונות מומלצים לייעול העבודה ולחיסכון בהוצאות הארגון, לדוגמה:
קיצוץ הוצאות תקשורת – אחת ההוצאות הקיימות בכל ארגון שניתן לקצץ בה יחסית בקלות. פתרונות התקשורת נחוצים לתפקוד יומיומי של הארגון ועובדיו, וכדי לחסוך בסעיף זה ניתן לעבור למרכזיית IP בענן, לשפר את חבילות התקשורת מול ספקי האינטרנט ושירותי הטלפוניה, להטמיע פתרונות תקשורת חסכוניים בענן ועוד.
שיפור אשראי ספקים – אחת הדרכים היעילות והמהירות לשיפור תזרים המזומנים של הארגון היא באמצעות שיפור תנאי האשראי מספקים. שיפור תנאי התשלום לספקים מקצץ הוצאות מאחר והארגון לא צריך לקחת הלוואה כדי לשלם לספקים השונים, כך חוסכים ריביות ועלויות מימון.
התייעלות אנרגטית – המדינה מעודדת ארגונים לבצע התייעלות אנרגטית כדי לחסוך משאבים ולשמור על הסביבה. ניתן לקבל הלוואה נוחה או מענק לצורך התייעלות אנרגטית בערבות המדינה, ולאחר הטמעת הפתרונות השונים הארגון חוסך באופן משמעותי בעלויות השונות.
מערת הסעות חכם – עלות ההסעות והוצאות הדלק נחשבות לגבוהות ולאחת מההוצאות היקרות ביותר בארגונים רבים. כדאי להטמיע מערכת חכמה של ניהול מערך הסעות בענן, זהו פתרון טכנולוגי מתקדם ופורץ דרך לייעול מערך ההיסעים בארגון ולחיסכון זמן וכסף, כמו כן הפתרון הטכנולוגי משפר את רווחת העובדים ומבטיח את הגעתם לעבודה בזמן, ללא איחורים מיותרים.
שכירות – אחת הדרכים היעילות ביותר לחיסכון בהוצאות הארגון היא מעבר למשרד קטן יותר העונה על צרכי העובדים והעסק, ומומלץ למקבלי ההחלטות בארגונים לבדוק האם צריך משרד במגדל יוקרתי ובמרכז העיר או שכדאי לחסוך עלויות ולעבור למשרד זול יותר, או לעבור למודל עבודה היברידי או מהבית.
לסיכום, יש מגוון דרכים ואמצעים לחסוך ולהתייעל בארגון, לכן כדאי לפנות לאנשי המקצוע המנוסים ולהטמיע פתרונות טכנולוגיים לחיסכון בעלויות.
