בשנים האחרונות עסקים רבים עברו לתוכנות מתקדמות בעלות ממשקים נוחים לתפעול, בכל מה שקשור לניהול העובדים, שכן ניהול עובדים באופן יעיל ודקדקני יכול לחסוך הוצאות רבות לבעלי עסקים וכן לעשות סדר הן למנהלים והן לעובדים הפשוטים – ובאמצעות זאת לייעל באופן משמעותי את תהליך העבודה.
בהתאם לתחום העיסוק של כל חברה, עובדיה נמצאים במקומות רבים. יש כאלו שמגיעים מדי בוקר למשרד, אחרים יוצאים לפגישות שונות אצל קולגות ויש גם עובדים שלאורך כל היום נוסעים מנקודה לנקודה כמו לדוגמה טכנאי שירות. עם פרוץ מגפת הקורונה עובדים רבים החלו בעבודה מהבית והמנהלים הבינו שהם זקוקים לכלים שיעניקו להם מידע על מועד תחילת העבודה, מועד סיום העבודה בכל יום וההספק שלהם לאורכו של יום העבודה. כיוון שהם לא נמצאים במשרד וקשה לדעת מה הם עשו לאורך כל היום.
לאור כל השינויים המערכתיים היה צורך בשיטות דיווח חדשות, אשר תואמות את ההתנהלות בכל מקום עבודה שהוא מבוסס מקום. לכן הותקנו שעוני נוכחות שהם ביומטריים, על פי זיהוי פנים, על פי טביעת אצבע, דיווח באמצעות הטלפון הסלולרי, באמצעות תוכנה ייעודית באינטרנט ועוד.
כאשר מנהלי החברה בוחנים את כל האופציות הקיימות, הם בוחרים את האפשרות שהיא המתאימה ביותר לעובדי החברה בהתאם לאופי העבודה. אם מדובר בעובדים אשר רובם עובדים מהמשרד או לחלופין מבצעים עבודה זהה מהבית, שעון נוכחות אשר פועל באינטרנט הוא השעון האופטימלי עבורם. כל עובד מודיע בתוכנה שהוא התחיל את יום העבודה שלו ומי ששוכח מקבל התרעה ולאחר מכן מיידע את המערכת.
באמצעות מערכת חדשנית הפועלת בטכנולוגיה מתקדמת המנהלים יכולים לקבל התרעות בזמן אמת על מיקומו של כל עובד, לאן הוא נע, אפשר למדוד את המרחק מנקודה לנקודה ואל היעד הדרוש. כמו כן אפשר לדעת באילו מקומות הוא כבר ביקר ומהו מסלול ההמשך שלו במהלך היום.
בהתאם למידע שמגיע מתוך שעון נוכחות באינטרנט ומערך איתור עובדים, אפשר לגלות דברים רבים אשר קשורים להתנהלות של עובד זה או אחר. הגילויים הללו יוצרים חיסכון משמעותי בהוצאות כיוון שהפעילות היא ממוקדת, העובדים לא מבזבזים זמן על שיחות ועל פעולות מיותרות, אלא הם ממוקדי מטרה לאור העובדה שהם יודעים שמערך הבקרה והניהול רואה לאורך כל היום את התנועה שלהם.
באופן טבעי, על עובד מעוניין לשמור על מקום העבודה וברור לו שאם הוא אמור לנסוע ללקוחה כשהמרחק הוא 20 קילומטר, זה המרחק שעליו לנסוע ולא להגיע למקומות נוספים שיאריכו את המרחק וידליקו נורות אדומות.
מקווים שעשינו לכם קצת סדר לגבי שעון נוכחות והחשיבות שלו לייעול העבודה ושמירה על הסדר והמעקב.
