מתכננים להפיק בקרוב אירוע משפחתי או חברתי? האם הבוס הטיל עליכם את האחריות להפיק אירוע לעובדי ולמנהלי החברה? האם עדיף לקבל שירות דרך חברת הפקת אירועים או שכדאי להפיק את האירוע לבד? כל התשובות בהמשך הכתבה.
הפקת אירועים מחייבת התייחסות נכונה לגורמים רבים ומגוונים כמו הגדרת סוג ומטרת האירוע, בחירת מקום, תקציב, שליחת הזמנות מבעוד מועד, בחירת חברת קייטרינג ותפריט מקורי וייחודי, אטרקציות והפעלות, תיאום עם בעלי מקצוע כמו צלם אירועים ותקליטן ועוד. יש לציין כי הפקת האירוע עצמאית מהווה אתגר של ממש, יש לא מעט קשיים בדרך ותמיד צריך לחשוב על תוכנית חלופית אם משהו משתבש, לדוגמה מזג אוויר בעייתי, בעל מקצוע שמבריז ברגע האחרון וכו'.
טיפים להפקת אירוע מוצלח ומרגש
כדי להפיק אירוע מנצח ובלתי נשכח יש לתכנן היטב את האירוע, וחשוב להתייחס נכון לגורמים קטנים וגדולים כאחד. בתהליך הפקת האירוע מעורבים בעלי מקצוע מתחומים שונים, וכדאי להכין תוכנית עבודה מסודרת ומפורטת עם צ'ק ליסט, תקציב, לוח זמנים וכדומה.
כדי לסייע לכם להפיק אירוע מושלם ומקורי הכנו עבורכם 11 טיפים חשובים שיאפשר לכם לצלוח את הקשיים בהקמת האירוע:
- הגדרת מטרת האירוע – זה נשמע טריוויאלי, אך חשוב להגדיר מראש מהי מטרת האירוע וכך קל יותר להפיק אותו ולהיערך נכון. יש הבדל משמעותי בין הפקת חתונה לבין הפקת מסיבת יום הולדת או אירוע להשקת מוצר.
- סידור תוכניה לאירוע – בהתאם לסוג האירוע ומספר המשתתפים מומלץ להפיק תוכניה לאירוע, התוכניה כוללת מידע חשוב למוזמנים כמו שעת קבלת פנים, זמני ארוחה ומידע רלוונטי נוסף.
- תקציב ומעקב – יש להגדיר תקציב בשלב תכנון האירוע וכדאי להחליט על שיטת בקרה ומעקב על מנת לוודא כי לא חורגים ממסגרת התקציב. הגדרת התקציב מסייעת בקבלת החלטות ובהפקת אירוע מושלם.
- אוכל, כיבוד והפעלות – בכל אירוע נהוג להציע לאורחים כיבוד קל, שתייה ולרוב גם ארוחה עשירה. יש לבחור חברת קייטרינג, להזמין שתייה קלה וחריפה, ואין לשכוח הפעלות ואטרקציות כדי לשדרג את החוויה לאורחים וליהנות מאירוע שכולם ממשיכים לדבר עליו זמן רב.
- לשים לב לפרטים הקטנים – הצלחת האירוע תלויה בין היתר בפרטים הקטנים ביותר, למשל סידורי פרחים לשולחנות, תפאורה מקורית, חניה, הסעות מאורגנות ועוד.
- בחירת מיקום – יש מגוון מקומות המתאימים לאירועים שונים, החל מאולמות ממוזגים, דרך גני אירועים המציעים אווירה קסומה וכלה באירועים המתקיימים בחצר הבית, בפארק קרוב או בחיק הטבע. כדאי להכין תוכנית חלופית אם חייבים ברגע האחרון לשנות את מיקום האירוע מכל סיבה שהיא.
- חלוקת אחריות – הפקת אירוע באופן עצמאי אינה פשוטה מאחר ויש משימות רבות, לכן כדאי לחלוק את האחריות עם אנשים נוספים.
- הזמנות – יש לשלוח הזמנות בזמן, כיום ניתן לשלוח הזמנה דיגיטלית באמצעות מערכת הכוללת אישורי הזמנה.
- חוויית שירות בזמן האירוע – יש לוודא כי אורחים יקבלו שירות מעולה ממלצרים ומנותני שירות נוספים המשתתפים באירוע.
- בדיקות אחרונות – מומלץ לעבור על הצ'ק ליסט 48 שעות לפני מועד האירוע ולוודא כי לא שכחתם לבצע משימה מסוימת. בהתאם לסוג ומטרת האירוע כדאי לערוך חזרה גנרלית 24 שעות לפני תחילת האירוע בפועל.
- מתנה מקורית לאורחים – חשוב לרכש מבעוד מועד מתנות לאורחים, המתנה צריכה להתאים למאפייני האירוע והמוזמנים. מומלץ למתג את המתנה.
לסיכום, הפקת אירועים היא משימה תובענית ומתישה, אם נתקלים בקשיים כדאי להיעזר בבעלי מקצוע מנוסים וניתן לקרוא מדריך לארגון אירועים באינטרנט, לצפות בסרטונים, להתייעץ וכדומה.
