ניהול נוכחות עובדים הוא עניין לא פשוט, במיוחד בחברות גדולות. אם בעבר, המעקב אחר שעות העבודה של העובדים השונים בארגון הייתה מבוססת, בסופו של דבר, על דף, עט והרבה אמון, הרי שהיום מדובר כמעט בהסטוריה עתיקה. חברות רבות בוחרות להשתמש באמצעים מתקדמים יותר כדי לנטר את שעות הפעילות של העובדים שלהם בצורה אמינה ויעילה. גם אם אתם בעלי עסק קטן, ואתם חושבים שאין לכם צורך בטכנולוגיה מיוחדת כדי לעשות זאת, כדאי שתשקלו שוב את העניין.
מהו שעון נוכחות אלקטרוני?
שעון נוכחות אלקטרוני הוא בעצם אפליקציה מבוססת ענן המאפשרת לעובדים להצהיר על כניסה ויציאה מהעבודה או מפרוייקטים שונים. המשתמשים יכולים לגשת לשעון הזמן באמצעות מכשירים אלקטרוניים כגון סמארטפונים או מחשב אישי. הנתונים שנאספים משולבים בצורה חלקה במערכת השכר של המעסיק, שיוכל להשתמש בהם כראות עיניו.
למה להשתמש בשעון נוכחות אלקטרוני?
- הפחתת גניבת זמן.
בדבר אחד אין כל ספק – זמן שווה כסף. לא משנה איזה עסק יש לכם, אתם חשופים לגניבת זמן. לא מדובר דווקא בדבר שנעשה בכוונת זדון. גם כאשר מדובר בעובדים שלעולם לא יגנבו מכם שום דבר באופן מכוון, גניבת זמן היא דבר שקורה בכל עסק, והיא יכולה להביא להפסדים משמעותיים למעסיק. גניבת זמן יכולה להתבטא בדברים כגון הפסקות ממושכות, הגעה מאוחרת לעבודה, שעות נוספות לא מורשות, שימוש באינטרנט מסיבות אישיות ועוד. דיווח רציף על משימות יומיות יכול לצמצם את גניבת הזמן למינימום האפשרי, במיוחד כאשר מדובר על אמצעי זיהוי ביומטריים.
- עיבוד נתונים יעיל
חישובי שכר הם בין הפעולות המורכבות ביותר בניהול עסק, בעיקר כאשר לוקחים בחשבון גורמים כמו שעות נוספות, הפסקות צהריים ורמות שכר המשתנות לפי פרוייקטים. איסוף, עיבוד וחישוב כרטיסי זמן ידניים הוא דבר שדורש כוח עבודה רב, ובהתאם גם הוצאה כספית לא קטנה. בעזרת מערכת ניהול שעות אלקטרונית, חשב השכר של החברה מקבל את כל הנתונים באופן מסודר ומוכן לעיבוד ולחישוב.
כמו כן, בעזרת המערכת האלקטרונית בעל העסק יכול לקבל נתונים רבים הנוגעים לביצועי העובדים. בצורה זו, ניתן לקבל החלטות הנוגעות להקצאת עובדים למשימות שונות, ולהבין כמה באמת עולה לארגון כוח האדם המוקדש לכל שירות שהוא מציע.
- הפחתת טעויות אנוש
בהיעדר מערכת אלקטרונית, העובדים לעיתים קרובות מדווחים על שעות העבודה שלהם על פי זיכרון בלבד, לעיתים בסופו של השבוע או החודש. בעת שימוש במערכות שעון אלקטרוני, העובדים מדווחים בקלות על רגע הגעתם ועזיבתם את מקום העבודה, כמו גם על הפסקות צהריים וכניסה ויציאה מפרוייקטים שונים. בנוסף, חשבי השכר אינם נאלצים להתמודד עם חישוב ידני של כל גליונות השעות של כל עובד, דבר המפחית במידה משמעותית את הסיכוי לטעות בתלושי השכר הסופיים.
