לא מעט חברות עורכות אירוע עסקי. בין אם מדובר באירוע להשקת שירות חדש, בין אם אירוע להשקת מוצר, אירוע חברה פנימי או אפילו כנס מקצועי. בחירת מקום האירוע ואופי האירוע זה לא דבר קל, הרי שבחירת המקום עשויה להשפיע גם על הצלחת האירוע. לכן, עולה השאלה של כיצד לבחור מקום לאירוע? עליכם לקחת בחשבון מספר פרמטרים בעת בחירת מקום לאירוע -
זהו אחד הפרמטרים החשובים ביותר לפני הפקת אירוע עסקי, עליכם להעריך לגבי מספר האנשים שיגיעו לאירוע שלכם. כמו כן, וודאו שגודל המקום לאירוע יהיה מתאים, לא צפוף וקטן, אך יחד עם זאת שלא יהיו יותר מדי מקומות פנויים ויהיו מושבים ריקים. הפרמטר של כמות המוזמנים למעשה משפיע על בחירת המקום בהתאם לגודל הרלוונטי.
לא פחות חשוב הוא התקציב, התקציב מכריע על ההחלטות שיתקבלו כאשר תתחילו לחפש אחר מקום לאירוע. מומלץ לבצע סקר שוק עבור מקום האירוע וספקים חיצוניים בהתאם לתקציב שהגדרתם, ולאחר מכן לעבוד בצורה ממוקדת יותר.
בטרם תתחילו להפיק את האירוע שלכם, חשוב שתבחנו היטב מהו סוג האירוע שברצונכם לעשות. האם מדובר בגאלה? גיבוש עובדי חברה? השקת מוצר חדש? האם זה אירוע שנועד לפתוח קשרים עסקיים חדשים? ע"י בחינת סוג האירוע שברצונכם לארגן, כך תושפע בחירת האווירה ובחירת המיקום. רצוי לבחור את מקום האירוע שיתן מענה לכל הצרכים בהתאם לסוג האירוע.
במידה ואינכם מארגנים הסעה, הקפידו לבדוק עם בעל המקום לגבי חנייה והסדרי חנייה, במידה ולא בידקו עמו לגבי חניון קרוב אליו תוכלו לכוון את כלל המוזמנים לאירוע.
זוהי נקודה מאוד חשובה. מעטים הם המקומות בעלי נגישות עבור בעלי מוגבלויות, לכן מומלץ לוודא מול בעל המקום מבעוד מועד. האם במקום האירוע קיימת נגישות עבור בעלי כיסאות גלגלים? האם (במידת הצורך) יש מעלית? האם יש שבילים מתאימים במקום מדרגות? ומה לגבי תאי השירותים? על מנת שבעלי צרכים מיוחדים יוכלו לקחת חלק באירוע ולהשתתף, על המיקום להיות נגיש גם עבורם.
לאחר שנבחנו הפרמטרים, הגיע הזמן להוציא לפועל. תכנון והפקה של אירוע, מכל סוג, זה עניין מורכב שעליו להתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת, תוך סנכרון בין ספקים חיצוניים. מצד אחד, עולה האפשרות לפעול לבד, לתאם מול ספקים ולדאוג שלא פספסתם כלום. מצד שני, תמיד ניתן להסתייע בחברת הפקת אירועים שתדאג לכל הצרכים הרלוונטיים בהתאם לאופי האירוע תוך תיאום ציפיות מולכם, וכל המשתמע מכך. החברה תסייע להפיק באופן איכותי ומדוייק את האירוע ותשאיר אתכם עם ראש שקט.
המאמר בסיוע קלידוסקופ, המתמחה בהפקות כנסים ואירועים למגזר העסקי והציבור.
למידע נוסף בקרו באתר- https://kldltd.com/he/
