כנסים הם דרך מצוינת ללמוד על נושאים חדשים, ליצור קשרים עסקיים ולייצר אינטראקציה עם אנשים שמתעניינים באותם דברים כמו הדברים שבהם עוסק הארגון שלכם. כנסים נותנים לכם הזדמנות לחלוק את המחשבות, הרעיונות והידע שלכם עם אחרים, אבל לא רק.
כנסים הם כלי חשוב במיוחד לארגונים, למטרת העברת המסר העסקי או השיווקי שלהם למספר רב של עובדים, קהלי יעד, לקוחות וקולגות בו זמנית. בתוך כך, כנסים מקצועיים הם גם דרך מצוינת עבור אנשים ללמוד על נושאים חדשים ולפגוש אנשים בעלי עסקים דומים, תחומי עיסוק משיקים ועוד.
בימינו כנסים הם אחת הדרכים הטובות ביותר עבור חברות לתקשר עם הלקוחות, מחזיקי העניין בחברות והעובדים שלהן - פנים אל פנים. למשתתפי הכנס יש הזדמנות לקבל מידע ממומחים בתחומים שונים, כמו גם לדבר עם משתתפים אחרים ולבנות קשרים עם אנשי מקצוע אחרים בתעשייה שלהם.
בנוסף, משתתפי הכנס יכולים ללמוד מיומנויות חדשות שהם יכולים ליישם בתחומם. המשתתפים ייקחו חלק בסוגים של הרצאות מרתקות והשתלמויות, ועידות, דיונים שונים ועוד, מה שמוביל לסיעור מוחות, דיונים מרתקים, הפקת לקחים מקצועיים וכולי.
ישנן דרכים רבות להפיק כנס מוצלח, אך הדבר החשוב ביותר הוא שיהיה לו ערך מוסף עבור הארגון. ערך מוסף יכול להיות בצורת ידע, נטוורקינג או כל צורה אחרת של ערך שתרצו להציע למשתתפים שלכם. לפיכך, כששואלים כיצד להפיק כנס עם ערך מוסף, התשובה לשאלה זו קשורה למטרות הארגון ולסוג הכנס. כדי לנסות להקל עליכם, ריכזנו את הטיפים הבאים להפקת כנס מוצלח:
הצעד הראשון הוא למצוא מקום מתאים, כאשר המיקום צריך להיות עד כמה שיותר מרכזי ונגיש מכל חלקי הארץ. צריך להיות בו מספיק מקום לאירוע ולאנשים, לעמדות קייטרינג אם יש כאלו באירוע שלכם, חניה וכן גישה נוחה לקווי תחבורה ציבורית ורכבת.
יצירת אסטרטגיית תוכן כוללת לא רק תכנון הרצאות מרתקות בכנס, אלא גם כל מה שקשור בהפקת הערך המוסף והמטרות של אותו כנס. בין אם מדובר על כנס שיווקי, מקצועי או עיוני, יש לתת על כך את הדגש הנכון ובמינון הנכון.
כנס מוצלח הוא כזה שעונה על הצרכים של המשתתפים, מספק להם מידע שיוכלו להשתמש בו כדי לקחת בחזרה למחלקות שלהם, ומשאיר אותם עם הרגשה שהצליחו להפיק ערך מוסף כלשהוא מהכנס. בתוך כך, חשוב לתת דגש נכון על הרצאות מרתקות בכנס.
אולי הכי חשוב, לכנס מוצלח יהיה סדר יום ולו”ז ברורים, כשם שהוא יספק למשתתפים מספיק זמן לשאול שאלות, לקחת חלק בכל הפעילויות, להנות מזמן ארוחת הצוהריים ועוד. במילים אחרות, כנס מקצועי יהיה מאורגן היטב ויספק הזדמנויות לנטוורקינג בצורה מאורגנת ככל הניתן.
כאשר מתכננים כנס מקצועי, צריכה להיות לו מטרה ברורה בראש. זה יעזור לכם לתכנן את הצלחת והתנהלות הכנס ולדעת במה להתמקד. באופן כללי, מטרה יכולה להיות פשוטה כמו הגברת המודעות לנושא מסוים, או יצירת אירוע כדי להפגיש קבוצות שונות של אנשים, אירוע להחדרת מוצר חדש לשוק ועוד.
תכנון ובניית תקציב לכנס מקצועי בארגון עלול להיות מסובך. ישנם גורמים רבים שיש לקחת בחשבון כאשר עושים זאת, כאשר התקציב לכנס מקצועי צריך לכלול את תכנון המקום, הקייטרינג, הדפסה ועיצוב חומרים פרסומיים, ציוד אודיו ויזואלי (למשל, מסכים, רמקולים), עלויות שיווק ועוד.
קיימת תפיסה לפיה כנסים גדולים עשויים להיות משעממים, אבל התמונה ממש לא ככה. כנס יכול להיות מעניין, מלווה בהומור, מצחיק ומייצר ערך מוסף בו זמנית. אפשר להוסיף לכנס אטרקציות כגון: הופעות סטנד-אפ, קטעי הומור, הרצאות מרתקות ופעילויות לקהל הכוללות זמר, אמן חושים ועוד.
בסופו של דבר, הכול עניין של 2 פרמטרים עיקריים: 1) גובה התקציב להפקת הכנס. 2) היצירתיות, החשיבה מחוץ לקופסה והרצון לייצר ערך מוסף אמיתי בכנס שלכם. תוכלו להוסיף לכנס אטרקציות כמו סדנאות הכנת מזון, מה שבטוח שהמון אנשים יאהבו, אולי גם סדנאות יצירת אומנות מסוגים שונים ועוד.
