הפקת כנסים עסקיים היא דבר חשוב מאד לכל חברה, ישנם סיבות רבות לכך ובניהן: ההזדמנות להעביר הרצאות ותכנים מקצועיים לעובדים, לעדכן בחידושים ושינויים שחלו בחברה ולייצר מפגש חברתי ומגבש לעובדי החברה, בו יוכלו להשתחרר ממסגרת העבודה הרגילה, ובכך לתת מוטיבציה ולחזק את הלויאליות שלהם למקום העבודה. סיבה נוספת, חשובה לא פחות, היא מיתוג החברה, חברות גדולות אשר עורכות כנסים מקצועיים, ממתגות את עצמן כחברות מצליחות. אך הפקת אירועים זה לא עניין של מה בכך, זה דורש ארגון רב, תוך חשיבה מקיפה עד לפרט האחרון. המאמר הבא נכתב על מנת לתת לכם את כל הטיפים הכי חשובים, בכדי שתצליחו להפיק עבור החברה שלכם את הכנס המושלם.
6 טיפים להפקת כנס מושלם:
האם מתאים לכם יותר גן אירועים או מקום סגור? כמה אורחים אמורים להגיע? האם צריך לסדר חנייה? בבחירת מקום לאירועים עסקיים, צריך להתחשב בהרבה מאוד גורמים ולכן מדובר בבחירה קריטית להצלחת האירוע. ראשית יש לבחור מקום בהתאם לכמות המוזמנים, מקום קטן מידי יגרום לתחושה מעיקה של צפיפות, ואילו מקום גדול מידי יגרום לתחושה שהמקום ריק ושלא הגיעו מוזמנים. דבר נוסף שיש להתחשב בו, במיוחד כשמדובר בהפקת כנסים מקצועיים, שהמקום הנבחר מאפשר חלל בו יוכלו המוזמנים "להתמנגל" ולשוחח באופן נעים, מלבד האולם בו יתקיים הכנס עצמו.
בתכנון קולינרי של אירועים צריך להתחשב בצרכים של כל אחד מהאורחים, עדיף להציע מגוון רחב של אפשרויות ולא משהו ספציפי, שכן כל אחד מעדיף דברים אחרים ובעל צרכים שונים, כמו לדוגמא מוזמנים צמחונים. אוכל הוא מרכיב עיקרי ומשמעותי כאשר מדובר בהפקת אירועים, ולכן כדאי לבחור ספק בעל המלצות חיוביות, אל תתביישו לבקש גם לראות תמונות מאירועים דומים, על מנת שתוכלו להתרשם מראש ובכדי שלא יהיו הפתעות בהמשך.
בסופו של דבר מקומו של הכנס הוא לא רק לקדם עניינים עסקיים, אלא גם להוות מפגש חברתי מוצלח. כדי לשמור על אירוע מהנה לכלל האורחים מומלץ לשלב בתוכנית גם פן אומנותי, ניתן להביא מרצה בנושא מעניין ומעשיר, מופע בידור של סטנדאפיסט או הופעה מוסיקלית עם זמרת, לא חסרות אפשרויות.
בחירת מוזיקה שאינה תואמת את אופי המוזמנים יכולה להפוך את האירוע לכישלון מוחלט. מה שמתאים לאירוע אחד לא יתאים לאירוע אחר או לקהל אחר, לכן צריך להשקיע במוזיקה מחשבה נוספת, ולהתאימה לקהל המוזמנים ולסוג האירוע. לדוגמא אם מדובר בקהל מבוגר או בכנס רשמי, מוזיקת פופ עדכנית פחות תתאים.
אף אחד לא רוצה שבאמצע אחד הנאומים בכנס, המיקרופון פתאום יפסיק לעבוד, או שהמצגת או סרטון תדמית מושקע לא ישודרו כהלכה. בשלב התכנון של הכנס שווה להשקיע בציוד טכני עמיד וטוב ואף במערכת גיבוי, למקרה של תקלות.
חשיבות הצילום כחלק ממערך השיווק או הגיבוש של החברה. חשוב לקחת בחשבון שגם בכנסים דיגיטליים ניתן וחשוב לצלם. בין אם מדובר בכנסים פורטלים ובין אם מדובר בכנסים דיגיטליים, תיעוד כנסים חשוב במיוחד. הפקת כנסים מקצועיים דורשת משאבים רבים והשקעה גדולה, ועל כן יש לנצל אותם עד תום. גם לאחר הכנס ניתן לעשות שימוש בחומרים מצולמים על מנת לשווק ולהפיץ את התכנים שהועברו בכנס, ובכלל את גודל ההשקעה, כדי למתג את החברה, כחברה מתפתחת ומתחדשת, אשר משקיעה בעובדים שלה.
בכדי להפיק כנסים דיגיטליים דרושה השקעה לא פחותה, וגם במקרה הזה יש צורך להיערך בהתאם. אם אתם מעוניינים להפיק כנס מסוג זה, תוכלו להיעזר בטיפים לצילום כאן.
