כל מי שעובד במחלקת משאבי אנוש בעסקים וארגונים מכיר היטב את הסרבול, העצבים והעיכובים סביב חתימות של עובדים על מסמכים – טופס 101, שיוכים לקופות גמל וכיוצא בזאת. אבל כבר ממשיך לא חייבים להמשיך לרוץ. עם מערכת חתימה דיגיטלית הסיפור הזה נגמר והכל עובר לאונליין בזמינות ובמהירות גבוהה.
קרדיט תמונה: FREEPIK
מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים מאפשרת להמיר כל טופס של קליטת וניהול עובדים לכדי טופס מקוון. זהו טופס שאת השדות שלו ממלאים וגם חותמים בסוף בלי שום צורך בהדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכן הלאה. אז בראש ובראשונה, היא חוסכת את הצורך שבמרדף אחרי עובדים כדי שיואילו בטובם להגיע למחלקת משאבי האנוש על מנת לקחת טופס כזה או אחר. הם פשוט מקבלים את המייל במסרון לנייד שלהם או במייל למחשב. יתר על כן, העובד אינו תלוי עוד בציוד משרדי על מנת שידפיס את המסמך, יסרוק אותו וכדומה. בכל זמן ומכל מקום הוא פשוט ממלא וחותם מהנייד או מהמחשב.
מעבר לכך, מערכות חתימה דיגיטלית גם מוליכות צעד אחר צעד את העובדים שממלאים את הטופס. כלומר, הן פותחות את השדות הרלוונטיים בהתאם לפרטים שעליהם מצהיר העובד וסוגרות שדות שאינם רלוונטיים. הן גם כופות מילוי של שדות חובה ולא מאפשרות להתקדם ולשלוח טופס חסר, בעיה מוכרת היטב לאנשי משאבי האנוש שצריכים שוב ושוב לרדוף אחרי עובדים להשלמת פרטים. בנוסף, עם המערכת ניתן להוסיף בקלות לכל טופס אישורים נלווים, כולל בצילום מהסמארטפון, ושוב קטן למינימום הסיכוי שיהיה צריך לרדוף אחרי עובדים להשלמות.
מלבד זאת, מערכת חתימה דיגיטלית המסונכרנת עם מערכות השכר של הארגון, גם מקטינה את הצורך בהקלדת נתונים ידניים למערכות ממוחשבות, מה שחוסך המון זמן והתעסקות לאנשי הנהלת החשבונות. המערכת גם מאפשרת לשלוח בו זמנית לכל כמות של עובדים טופס מסוים, במקום לשלוח אחד-אחד פרטנית, והיא גם מאפשרת שליחה אוטומטית במועדים מוגדרים, לקבל התראות למועדי שליחה, לבצע סבבי חתימות מנוהלים באופן טורי או מקביל, ועוד.
ארגונים שכבר עובדים עם מערכת חתימה דיגיטלית מדווחים על שביעות רצון הרבה יותר גבוהה, הן אצל העובדים והן בתוך מחלקת משאבי האנוש. מלבד זאת, הנתונים מראים שמרבית המסמכים שנשלחים עם מערכת כזו נחתמים לכל היותר בתוך 24 שעות, ואילו במחלקת משאבי האנוש מדווחים גם על עלייה בפיריון בעבודה.
