ניהול עסק בצורה סדירה מתבסס על כך שישנו תהליך עבודה מסודר ועקבי, שכל העובדים עובדים על פיו, כולם יודעים מה התפקיד והמקום שלהם בהיררכיה, וכולם יודעים איך התהליך מתבצע מתחילתו ועד סופו. הם גם יודעים, אם אחד מהם לא יעשה את עבודתו, אזי שהשרשרת תיקטע והעבודה לא תתבצע כפי שמצופה.
מה שעוזר ליצירת תהליך עבודה מסודר הן תוכנות המשמשות את העובדים, הן בכך שהם יכולים לבצע את עבודתם בעזרתן והן בכך שהם יודעים מה עובדים אחרים עשו או מה הם אמורים לעשות. ברגע שישנה תוכנה אליה אפשר להכניס את כל המידע בצורה מסודרת וגלויה לכל השותפים בתהליך, קל יותר לייצר תהליך עבודה מסודר ונכון, מלמעלה עד למטה.
תוכנה לניהול מלאי היא דוגמא טובה לכך. בית עסק, גדול או קטן, בכל תחום שהוא, שמחזיק ברשותו מלאי מוצרים, בין אם זה במחסנים ובין אם זה בחנות או באולם התצוגה, חייב להחזיק ברשותו תוכנה כזו וללמד את העובדים כיצד לעבוד איתה. רק כך אפשר ניתן לנהל תהליכי עבודה פנימיים וכן חיצוניים (מול לקוחות וספקים) בצורה מסודרת ואחראית.
בשביל להבין איך תוכנה לניהול מלאי יכולה לעזור לנו, אנחנו צריכים להבין מה זה ניהול שרשרת אספקה ואיך היא מתבצעת.
ההגדרה הבסיסית של ניהול שרשרת אספקה, אלה שלבים אותם המוצר עובר, מהרגע שהוא יוצא מבית הייצור עד לשלב שהוא מגיע ללקוח. בדרך הוא יכול לעבור דרך נקודות שילוח שונות, דרך המחסן של בית העסק, החנות, עד שהלקוח מקבל אותו. בדרך, הוא עובר ידיים שונות. לכן חשוב שיהיה תיעוד איפה הוא נמצא בכל נקודת זמן וכמה זמן ייקח לו להגיע אל היעד הבא או אל היעד הסופי. זו אחת הפונקציות של תוכנה לניהול מלאי.
נניח ואנחנו משווקים ללקוח בגדים אותם אנחנו מייבאים מחו"ל. בעזרת תוכנה לניהול מלאי, אנחנו יכולים לקבל הזמנה לרכישה, לוודא דרך התוכנה האם המוצר קיים במלאי, במידה ולא, אנחנו מבצעים הזמנה, באופן ישיר מהגורם המשווק או מהיבואן בארץ, וכך אנחנו יכולים לתעד באופן מסודר, כל שלב בתהליך עד שהבגד מגיע אלינו ויוצא אל הלקוח. אם הוא יפנה אלינו, נוכל להגיד לו בדיוק, מה המצב ההזמנה ומתי יש צפי שהיא תגיע אליו.
תוכנה לניהול מלאי מאפשרת לנו לתעד כל מוצר שנמצא אצלנו ויש לנו אפשרות להציע אותו למכירה. באופן כזה שאנחנו יכולים לדעת בדיוק, איפה הוא ממוקם, כמה פריטים יש לנו, מה חסר, האם בוצעו הזמנות למלא את החסר, האם יש צפי מתי יגיעו ההזמנות, אם בוצעו הזמנות על ידי לקוחות ועוד.
כל גורם שלוקח חלק בתהליך של ניהול שרשרת אספקה והביצוע שלה, צריך שתהיה לו גישה לתוכנה וצריך למלא את הפרטים הרלוונטיים מבחינתו, בשביל שאחרים יוכלו להיעזר במידע הזה ולפעול בהתאם.
