כל עסק, בין אם מדובר בחברה בע"מ ובין אם מדובר בעסק עצמאי, מתחלק לשני רבדים. רובד אחד מתייחס לתקשורת מול הלקוחות. חלק זה מתבסס על מוצרים ושירותים שבית העסק מייצר, משווק ומספק ללקוחות. רובד שני מתייחס לעבודה בתוך העסק, על מנת שיהיה ניתן לנהל אותו בצורה נכונה. למשל, כל הנושא של הנהלת חשבונות.
אם בית עסק לא מטפל נכון בנושא של הנהלת חשבונות, הרבה מאוד תהליכים פנימיים בתוכו וכן תהליכים חיצוניים, מול לקוחות, ספקים וגורמים אחרים, לא יכולים להתבצע בצורה סדירה ועלולים להיגרם בעיות רבות. על כן חשוב להקפיד על כך, אפילו שלכאורה, לא מדובר על חלק שמתעסק במחקר ופיתוח, ייצור ושיווק. בלי הנהלת חשבונות סדירה, כל שאר התהליכים יהיו לחינם.
כל בית עסק צריך להחליט כיצד הוא מעוניין לנהל את התחום של הנהלת חשבונות. קיימות שלוש אופציות אפשריות:
אופציה ראשונה, להעסיק עובדים שמתמחים בנושא שיבצעו את זה מתוך העסק. חברות בינוניות וגדולות יעדיפו לנהוג כך, הן בגלל כמות העבודה, המחזור שלהן וכן בגלל העובדה שהרבה פעמים נדרשת תקשורת ישירה וזמינה עם בעל העסק ולכן יש חשיבות להעסיק עובדים מתוך העסק ולא באופן אחר.
אופציה שנייה, לשכור חברה או גורם חיצוני שיבצע את העבודה. מדובר על מיקור חוץ של הנהלת חשבונות. חברות רבות בוחרות באופציה זו, על מנת לחסוך בעלויות. זה יכול להשתלם אם בוחרים חברה איכותית, מנוסה, אחראית וזמינה לספק שירותים בכל עת.
אופציה שלישית, בעל העסק מבצע את העבודה בעצמו. אפשר למצוא את זה בעיקר בעסקים קטנים. חנויות, משרדים וחברות שיש בהן מעט מאוד עובדים ובעל המקום מעדיף לא להעסיק עובדים במיוחד בשביל זה והוא לא מוצא סיבה מדוע לשכור חברה חיצונית שתעשה את זה. ככה הוא חוסך כסף, למרות שזה דורש ממנו יותר עבודה.
בעל עסק שמעוניין לעבור מאופציה אחת לאופציה שנייה, לא יתקשה לעשות זאת, מה שכן הוא צריך לדאוג שכל הספרים והמסמכים מסודרים ומאורגנים בצורה נכונה, בשביל שיהיה אפשר לבצע את המעבר בצורה פשוטה ונוחה.
ניהול נכון של הנהלת חשבונות בעסק, מתאפיין במספר דברים.
ראשית, ההכנסות וההוצאות מסודרות בצורה ברורה, אפשר להסביר ולהבין כל פעולה חשבונאית שבוצעה. שום דבר לא חסר ושום דבר לא מעלה שאלות ותהיות.
שנית, אפשר למצוא כל מסמך בצורה נוחה, יש תיעוד מסודר של כל הפעולות שבוצעו, אפשר למצוא כל דבר שצריך.
שלישית, התשלומים מתבצעים באופן מסודר לכל הגורמים, בין אם זה עובדים, ספקים וגורמים אחרים.
ארבע, העבודה מול הרשויות מתבצעת בצורה חלקה. רשות המסים, ביטוח לאומי, מס ערך מוסף. התיעוד עובר אליהם בצורה חלקה וכמובן גם התשלומים השונים.
טיפ ראשון לניהול הנהלת חשבונות נכון ומסודר, שימוש בתוכנות מותאמות לצרכים של בית העסק וכמובן לגודל שלו. ישנם סוגים שונים של תוכנות בהן ניתן להשתמש. מוטב לבחור תוכנה שתכלול את הפרמטרים הרלוונטיים לניהול חשבונות של בית העסק.
טיפ שני, לתעד כל דבר ולשמור כל מסמך. זה לא תמיד נוח, אבל זה חשוב שכל מסמך שקשור להכנסות והוצאות יישמר. כך אם יעלו שאלות בעתיד, יהיה אפשר להציג את המסמכים הרלוונטיים.
טיפ שלישי, ללמוד את החובות והזכויות בתחום המסים. זה נושא מורכב, אך אפשר ללמוד אותו יחסית בקלות. זו אחת הסיבות מדוע בעלי עסקים יעדיפו להיעזר בגורם מומחה שיטפל בהנהלת חשבונות שלהם ולא לבצע את זה בעצמם.
טיפ רביעי, חשוב לגבש תקציב ולעשות תוכנית עסקים, אחר כך יש לעבוד על פיהם. התקציב עוזר לשמור על התנהלות כלכלית נכונה, התוכנית עוזרת להגשים מטרות ולעמוד ביעדים שהצבנו בפנינו. זה יהיה מאוד לא נכון לנהל עסק בלי תקציב מוגדר. אפשר לקבוע תקציב ולהחליט אם השוליים יהיו רחבים או צרים, אך חשוב שיהיה תקציב ברור ומוגדר.
טיפ חמישי, מעקב קבוע אחרי כל פעולה, כולל הוצאות קטנות. לפעמים בעלי עסקים לא שמים לב להוצאות מאוד קטנות, אך עם הזמן הסכום עלול להצטבר ולהפוך משמעותי. לכן חשוב להקפיד ולשים לב לכל הוצאה ולעקוב אחריה ואחרי ניהול הכספים בעסק באופן מדוקדק.
המלצה טיפים לעסקים - עכשיו גם בוואטסאפ
* קבוצה סגורה ללא אפשרות תגובה - אנו נשלח טיפים לעסקים פעמיים בשבוע
המלצה - אתר ההמלצות של ישראל
מעוניינים לפרסם מאמר באתר המלצה ?
שלחו מייל ל info@hamlatza.co.il
או הודעת וואטסאפ למספר 0506590810
ונחזור אליכם בהקדם
נושאים נוספים באתר "המלצה" שאולי יעניינו אתכם:
|
|
|
