ההוצאות על העסקת עובדים מהוות חלק ניכר מתזרים המזומנים של כל עסק. עסקים בינוניים וקטנים מגלים כי מדי חודש, לצד החשבונות השוטפים והוצאות מימון העסק נתח משמעותי מההכנסות מועבר לעובדים. אין בכך כל פסול כמובן, ללא עובדים אלה סביר להניח כי העסק היה מתפקד בצורה פחות יעילה ויכול לשרת פחות אנשים. עם זאת, הייתם מעוניינים לוודא כי אינכם משלמים על זמן שבו לא בוצעה כל עבודה עבורכם. מה הדרכים הנכונות לעשות זאת?
המזכירה שלכם מגיעה בכל יום יום רבע שעה באיחור ועזבת מעט מוקדם יותר? אם היא עובדת במשכורת המבוססת על שכר שעתי יתכן ואתם מפסידים חצי שעה עבודה ליום. בחודש עבודה של עשרים וארבעה ימים תגלו כי מדובר ב-12 שעות. סכום שיכול להצטבר להון קטן לאורך זמן. כיצד תעודדו את עובדי המשרד להגיע בדיוק בזמן? בססו את המשכורת החודשית על שעון נוכחות. אמצעי זה, שקיים בשימוש מזה עשרות שנים בישראל מאפר לעובדים להחתים כרטיס בצורה ידנית או דיגיטלית עם כניסתם למשרד וביציאתם ממנו.
שעון הנוכחות מאפשר גם לתעד בצורה מדויקת את זמני היציאה להפסקות. נכון, ביום עבודה מלא העובדים זכאים להפסקה בזמן קצוב על פי חוק. אך כיצד תדעו כי הם לא השתהו עוד זמן מה מחוץ למשרד? חישוב השעות על בסיס הנתונים היבשים חוסך ויכוח עתידי על תשלומי המשכורת. כך, העובדים המגיעים בזמן לעבודה ונשארים בה עד הרגע בו הם אמורים לעזוב את המשרד מתוגמלים טוב יותר מעובדים המנצלים את האיחורים על מנת לעבוד קצת פחות.
חשבות שכר אינה מסתכמת רק בריכוז השעות היומיות של העובד ובניית המשכורת. כיום בישראל ישנם מספר ניכויי חובה שיש לבצע כמו: ניכויים למס הכנסה, למס הבריאות, תשלומים לקופות גמל וביטוחים מנהלים, חסכונות שונים, תשלומי הלוואות וכדומה. בנוסף, חשוב גם להוסיף לעובד על פי חוק את הזכויות המגיעות לו כמו תשלומי נסיעות, השתתפות העסק בארוחות (אם קיימת) ותוספות שונות בהתאם להעסקה של כל העובד.
לכן, מומלץ להיוועץ בשירותיו של חשב שכר מקצועי שיכול להיות תפקיד קבוע בעסק גדול או שירות מיקור חוץ בעסק קטן. א דם זה אוסף את הדפים משעון הנוכחות ומתרגם אותם לתלוש השכר המורכב שאתם מחלקים בכל חודש. הוא בעל ניסיון בעבודה על תוכנת הנהלת חשבונות המחשבת את המשכורת ומסוגל, בעת הצורך, לבצע את ההתאמות והשינויים הנדרשים (כמו למשל הוספת נקודות זיכוי לעובדים שעברו לערי הפריפריה המעניקות הנחה בתלום המס, שינויים במצב המשפחתי של העובדים או התאמות שונות לשינוי בשכר השעתי.
לסיכום, הוספת שעון נוכחות לעסק ושימוש בשירותיו של חשב שכר מקצועי יכולים להוסיף לתזרים המזומנים שלכם מאות עד אלפי שקלים בחודש (תלוי בכמות העובדים בעסק) ולהעניק שקט נפשי כאשר אתם יודעים שהמשכורת מחושבת בצורה מדויקת.
