הגדרת צי רכב המחייב מינויו של קצין בטיחות בתעבורה מעוגנת בתקנות התעבורה, תשכ"א-1961. לתקנות אלה נוספות מדי תקופה תוספות מחייבות שעל יישומן מופקד קצין בטיחות בתעבורה שמונה על ידי בעלי החברה ומנהליה לנהל את צי הרכב על כל המשתמע מכך.
גודלו של צי רכב המחייב השמת קצין בטיחות בתעבורה מופיע ברשומות ומונה לחלופין:
40 - כלי רכב פרטיים.
20 - כלי רכב כבדים או רכבי הסעת נוסעים
20 - כלי רכב שביניהם רכבים פרטיים ו/או רכבים כבדים או רכבי הסעים.
כאשר צי הרכב מונה את המספרים שלהלן מחייבות התקנות את מינויו של קצין בטיחות בתעבורה ללא כל אפשרות חלופית. כיום ההליך המקובל הוא יצירת קשר עם חברה המספקת שירותי קצין בטיחות בתעבורה. חברש המספקת שירותי קצין בטיחות בתעבורה מהווה את הבסיס לעמידה בדרישות ווהכללים אותם של תקנות התעבורה.
כיום מקובל מאוד למנות קצב"ת גם כאשר מספר כלי הרכב נמוך משמעותית וזאת לאור ההשלכות הנובעות, מהיותם של בעלי החברה והמנהלים הבחירים, נושאים באחריות ישירה למכלול ההיבטים הנובעים מתפעולו של כלי הרכב של החברה. הן לכלי הרכב עצמו והן למפעילו.
כאמור מרגע השמתו של קצין בטיחות בתעבורה הוא הפוסק העליון ובעל האחריות העליונה לכל העניינים הקשורים לניהול צי הרכב. בשל כך מתאפשר למנהלי החברה ובעליה להפנות את כלל המשאבים העומדים לרשותם לניהול, ייעול העלאת תפוקה וכל הנושאים אשר אינם קשורים לרכב.
ציי רכב גדולים אשר מופעלים על ידי ארגונים וחברות פרטיות או ציבוריות מרבות להשתמש כיום בחברות לשירותי קצין בטיחות בתעבורה המתמחות בייעוץ וניהול ציי רכב. חברות אלה לשירותי קצין בטיחות בתעבורה מתמקצעות בכל הנשואים הנלווים לרכישה, תחזוקה וכללי נהיגה פנימיים. חברות מובילות לשירותי קצין בטיחות בתעבורה מאפשרות ללקוחותיהם ליהנות מתוכנות ואפליקציות ייחודיות לניהול ציי הרכב. אפליקציות אלה מפותחות באופן ייעודי וייחודי, על ידי חברות העוסקות בתחום שירותי קצין בטיחות בתעבורה.
על פי הגדרות תקנות התעבורה אחראי הקצב"ת על כל הנושאים הקשורים לעצם קיומם של רכבי החברה כולל תכנוני הצטיידות עתידיים, קביעת נוהלי טיפול ותחזוקה לכלי הרכב הקיימים וקיום ביקורות בטיחות וכמובן ניהול ספר רכב לכל כלי רכב ובו מעקב טיפולים, תקלות , תיקונן, תאונות, כל פעולה המתבצעת עם הרכב או על ידו.
מתפקידו של קצין בטיחות בתעבורה גם לבקר את נהגי החברה, הסמכתם החוקית לנהיגה בסוג כלי הרכב שאותו הם אמורים להפעיל. הכשרתם הספציפית של הנהגים להפעלתם של כלי הרכב.
עליו לוודא שנהגי החברה מודעים ומבינים את ההנחיות לגבי נהלי התפעול של רכבי החברה. הנחיות אותם עליו לכתוב ולעדכן מפעם לפעם בהתאם להנחיות משרד התחבורה ובהתאם להחלטות הנהלת החברה.
הוראות הפעלה - על קצין הבטיחות התעבורה להכין ספר הוראות הפעלה ונוהלי התנהגות לנהגי החברה הן לגבי נהיגה בשטחים ציבוריים (כבישים מהירים, רחובות וכו') והן לגבי נהיגה ותפעול הרכבים בשטחי התפעול הן של החברה והן של לקוחות החברה.
הקצב"ת מיצג את החברה בכל מגעיה עם גופים חיצוניים בתחומי הפעלת הרכב והתנהלות הנהגים ובכלל זה טיפול מול חברות הביטוח, גורמי האכיפה, משטרה או משרד התחבורה, כביש 6 ועוד.
ראוי לציון שהסמכות העליונה לצורך קבלת החלטה באשר לתקינותו או אי תקינותו של כל כלי רכב מרכבי החברה נתונה בידיו של הקצב"ת ולבעלי החברה ומנהליה לא נתונה הסמכות לערער על כך. לצד זאת הוא הנושא באחריות למילוי כל הוראות החוק ותקנות התעבורה הנוגעות לניהול ציי רכב.
כפי שהזכרנו, ההמלצה כיום הינה מינויו של קצין בטיחות בתעבורה גם כאשר צי הרכב קטן משמעותית מהמצוין בתקנות התעבורה וזאת על מנת לשחרר את מנהלי החברה ובעליה מן האחריות הכרוכה בהיעדרו של קצב"ת בחברה.
צעד ניהולי זה מאפשר לבכירי החברה להשקיע את כל משאבי הניהול שלהם בפיתוח העסק ודחיפתו קדימה ללא צורך בהפניית משאבים לנושאים מנהלתיים או אחרים הנוגעים לצי הרכב.
