מאות ואלפי מסמכים מצטברים לנו בקלסרים - החל מתעודות אחריות, תלושי שכר ועד אישורי תשלום לרשויות המס על עסקאות ותשלומים, קנסות וחשבונות.
מדיי יום אנחנו נתקלים בית או במשרד שלנו בערימת ניירת. חולפים על פניה ומשתדלים להתעלם ממנה. פעם בשנה אנחנו אוספים אותה ומתיישבים מולה ותוהים מה לעשות אתה. לרוב יש שם מסמכים שהעלו אבק לפחות שנה שלמה. כצרכנים או כעצמאים, עוברים לנו בין הידיים ערימות מסמכים בשבוע. רוב המסמכים שאנחנו מקבלים היום עוברים לנו ישירות לדואר האלקטרוני אך עדיין ישנם מסמכים שמתקבלים בדואר, או חשבוניות של רכישות בחנויות, תלושי משכורת ועוד. מכאן שיש צורך לשבת מדיי פעם למיין ולסדר את המסמכים שברשותנו.
החוק אומר שיש צורך לשמור דיווחי מס, קבלות וחשבוניות על רכישות 7 שנים אחורה. זוהי תקופת ההתיישנות שחלה על מסמכים.
חשוב מאוד לשמור את המסמכים שלנו. יחד עם זאת שמירת המסמכים לתקופה ארוכה שכזאת מכבידה עלינו מאוד. אך לעתים זו הדרך היחידה להיחלץ ממצבים בלתי אפשריים ולהוכיח כי הצדק עמנו. על פי חוק ההתיישנות, אפשר להגיש תביעות כספיות ותביעות מהן בגין עילה צרכנית כלפי הבנק או חברת האשראי למשך 7 שנים מיום תחילת המחלוקת. לכן מומלץ לשמור את האסמכתאות במשך 7 שנים.
כמועסקים תלושי שכר וטופס 106 חשובים לא פחות לשמירה.
מעסיקים מחויבים לשמור על פי חוק לשמור תלושי שכר של עובדים למשך 7 שנים. יחד עם זאת למעסיקים יש תוכנות ומערכות שכר המאגדות בתוכם את כל החומר הנדרש לשמירה על ידי רשויות המס.
טופס 106 הינו טופס הכולל את כל האינפורמציה המופיעה באופן פרטני בכל תלוש שכר, ולכאורה אין צורך לשמור את תלושי השכר, אולם הלכה למעשה, המצאות תלושי שכר ייקלו באופן משמעותי על העובד לנהל תביעה ולבסס טענותיו אל מול המעביד בבוא העת לכשיצטרך לעשות כן.
ומה לגבי קבלות וחשבוניות?
כאשר אנו רוצים להחליף מוצר או להחזירו לחנות ממנה רכשנו את המוצר, הוכחת קנייה היא הכרחית והיא חלה על הלקוח שקנה את המוצר. גם עם תחילת השימוש במוצר הוא עלול להתגלות כפגום, ועל כן נדרשת קבלה כדי לפנות לחנות או לחברה.
במועצה לצרכנות ממליצים לשמור את כל החשבוניות של המוצרים שבהם אתם עדיין עושים שימוש. מהסיבה שלעתים אנחנו צריכים להוכיח כי רכשנו את המוצר בתקופה מסוימת, וזו הדרך היחידה לעשות זאת.
אישורי תשלום קנסות
דו"ח תנועה או קנס שקיבלנו יש לנו 90 יום לשלם אותו. לרוב אנחנו משלמים דו"חות חניה והקנסות שקיבלנו ויוצאים מנקודת הנחה שזה סוף הסיפור. אולם במועצה לצרכנות טוענים כי לפעמים מערכת המחשוב של הגובה לא עודכנה כראוי, והיא ממשיכה לשלוח דרישות תשלום בתוספת הוצאות גבייה, ריבית וכו, למרות שהקנס שולם.
גם את הדוחות ואת הקנסות שלנו ממליצה המועצה לצרכנות לשמור 7 שנים לצורך מעקב והוכחה אל מול הרשויות, שלא פעם מתגלה כי המערכות האלה לא מעודכנות או מקבלות עדכונים חסרים.
חשבונות שוטפים אף הם תופסים נפח רב. חשבונות כגון טלפון, אינטרנט, חשמל, מים ועוד, מומלץ לשמור כשנה לאחר הנפקתם.
לסיכום מספר דברים שכדאי לדעת על סדר בניירת:
