בתי עסק, גדולים וקטנים, מבצעים עסקאות רבות באמצעות אשראי מול הלקוחות שלהם. עם השנים, יותר ויותר אנשים מעדיפים לשלם באשראי על פני מזומן, בפרט מאז החל עידן המסחר האלקטרוני באינטרנט, שם מרבית העסקאות מתבצעות ברשת.
על פניו זה הרבה יותר נוח ומסודר, הרבה יותר נגיש וקל עבור בתי העסק ועבור הלקוחות שלהם. מנגד, זה דורש שימוש במערכות שיודעות לבצע התאמות רלוונטיות בכל מה שקשור לניהול חשבונות. אחרת עסקאות עלולות להתפספס או שדברים לא יהיו ברורים ומסודרים.
לכן, רואי חשבון וגורמים אחרים שמתעסקים בניהול חשבונות של בתי עסק, בוחרים להיעזר במערכות התאמות כרטיסי אשראי המאפשרות להם לנהל את התהליך בצורה הרבה יותר מסודרת ונכונה. חשוב לציין, שימוש במערכת כזו, הכרחי גם עבור עסקים קטנים וגם עבור עסקים גדולים, בוודאי עבור מי שמבצע הרבה עסקאות דרך האינטרנט. מאחר ושם אין אופציה אחרת מלבד עסקאות אשראי.
מערכת התאמות כרטיסי אשראי מאפשרת לבצע מעקב ובקרה אחרי כל ביצוע עסקה שמתבצעת באמצעות כרטיס אשראי, בין אם זו ברמה של עסקה בודדת ובין אם זו ברמה של עסקאות יותר מורכבות. המערכת קולטת את הנתונים של העסקה, מבצעת את הבירורים וההתאמות הנדרשות מול חברות אשראי, חברות סליקה, ואז אפשר לקבל תמונת מצב מלאה בזמן אמת.
אם יש בעיה, נניח עסקה שלא נקלטה, עסקה שהוכחשה ובוטלה, חריגה מסוימת בעמלות שנגבו עבור העסקה, הרי שהכל מדווח במערכת, אפשר לראות את זה ולברר את העניין במהירות. הכל מופיע במקום אחד, בצורה מסודרת וברורה לעין.
בצורה כזו, ניתן לבצע פקודות יומן בספר החשבונות של בית העסק בצורה מדויקת ואחראית. הרי אם יש בעיה עם העסקה, אזי שרישום לא נכון עלול להוביל לבעיה חשבונאית. לעומת זאת, אם מציגים את העסקה בצורה נכונה, כפי שהיא נקלטה במערכת ומבצעים את המעקב והבקרה לוודא שהכל הושלם כמו שצריך, אזי שניתן להשלים ולהציג את הרישום כפי שמתבקש.
לפני כל דבר אחר, צריך לבדוק מה הצרכים של בית העסק או הארגון עבורו מבקשים לרכוש את המערכת. אילו פונקציות מופיעות בה והאם הן רלוונטיות. ישנן מערכות שניתן להוסיף להן פרמטרים מסוימים הכרחיים עבור בית העסק.
לאחר מכן יש לבדוק האם המערכת מסוגלת לקלוט נתונים מכל גורם שהוא, וכן האם היא יוצרת קשר עם המערכות של חברות אשראי, חברות סליקה, ובאיזה אופן זה מתבצע. יש לבחון כיצד המערכת מציגה את הנתונים ואילו התראות היא מספקת.
חשוב מאוד לבדוק את חווית השימוש במערכת, עד כמה היא נוחה ופשוטה, והאם היא מייעלת את תהליך העבודה ומונעת סרבול וטעויות מיותרות.
