בעל עסק אשר מעוניין לקדם את העסק שבבעלותו, להעביר אותו לשלב הבא, ולעזור לו לנצח את המתחרים שלו בתחום, חייב לספק לעובדים בו את כל הכלים והאמצעים הדרושים לכך. גם אם מדובר בהוצאה כספית לא קטנה וגם אם מדובר בתהליך ארוך, אזי שרק כך העסק יכול להתקדם ולהגיע לרמות חדשות שהוא לא ידע בעבר.
אחת הדוגמאות הטובות לכך הן תוכנות ניהול, אלה מאפשרות למנהלים ולעובדים בעסק לייצר תהליכי עבודה מסודרים, יעילים וחסכוניים לאורך זמן. תהליכי עבודה שיכולים להביא לתפוקה הרבה יותר גבוהה, במינימום זמן. מערכת ERP לעסקים היא דוגמא טובה.
מערכת ERP לעסקים הפכה במהלך השנים לכלי חובה עבור עסקים בתחומים שונים, גדולים וקטנים. במהלך השנים, תוכנות מסוג זה השתפרו והשתנו, נוספו להן פונקציות שונות וייחודיות, המאפשרות לייצר תהליכי עבודה מתקדמים יותר, המתבססות, בין היתר, על תקשורת מהירה ויעילה בזמן אמת, בין המנהלים לעובדים בתוך העסק, וכן בין בעלי תפקידים שונים ללקוחות וספקים מחוץ לעסק.
הרעיון של המערכת היא לאחד את כל המערכות תחת גורם אחד. למשל, אם בעבר היה נהוג לרכוש מערכת לניהול רכש, מערכת משאבי אנוש, כספים, שיווק ומערכות אחרות לכל מחלקה ולכל מטרה, אזי שעכשיו משתמשים במערכת אחת שמאחדת את כל הנתונים והחומרים הרלוונטיים.
מערכת ERP יוצרת למעשה בסיס מידע מרכזי המעבד את הנתונים המתקבלים מכל המחלקות, ומאחדת אותם במקום אחד, תחת ממשק אחד, באופן שיוצר אינטגרציה עם כל הפרטים המופיעים בה.
לדוגמא, מי שמתעסק בתחום של ניהול רכש, יכניס לתוך המערכת מידע שקשור לתחום שלו ובמקביל יכול להשתמש במידע שהוא מקבל ממחלקת לוגיסטיקה, אספקה או מחלקות אחרות בעסק. בצורה כזו כולם נחשפים לכל המידע, וניתן לייצר תהליך עבודה מסודר יותר.
חשוב לזכור, המערכת יוצרת דאטה בייס מאוד משמעותי עבור המשתמשים בה, וזה מאפשר להם לא רק לייצר תהליכי עבודה טובים יותר, אלא גם לנתח את המידע ולזהות מגמות, יתרונות, חסרונות, דברים שאפשר וצריך לשפר ועוד.
ראשית, צריך לאפיין את הצרכים של העסק, בשביל להבין איזו מערכת הוא צריך ואילו פרמטרים ופונקציות צריכות להופיע בה. עסקים קטנים לא יצטרכו מערכות דומות לאלו שעסקים גדולים משתמשים בהן. לכן חשוב לאפיין את הצרכים בשביל למצוא את המערכת הרלוונטית.
שנית, יש להטמיע את המערכת בעסק באופן מלא, כך שכל העובדים במחלקות הרלוונטיות יוכלו להשתמש בה. כמובן חשוב שהעובדים יעברו הדרכה מלאה על מנת שיוכלו לעבוד עם המערכת בצורה נכונה.
שלישית, היום אפשר שהמערכת תותקן על שרתי ענן, כך ניתן שתהיה גישה אליה גם מרחוק, בין אם זה דרך מחשבים, מכשירים סלולאריים או טאבלטים.
